Lors de la création d’un employé, le code d’employé et le code de paie doivent être uniques dans le système.
Si un message d’erreur indiquant un « doublon de code d’employé » s’affiche lors de la création d’un employé, plusieurs solutions sont possibles.
Choisir un code d’employé différent et unique
Si le code d’employé est déjà utilisé dans le système, choisissez un autre code d’employé unique à attribuer au nouvel employé.
Vérifier les employés actifs et inactifs existants
S’il n’est pas possible d’attribuer un code d’employé différent et unique, ou si vous souhaitez vérifier quel autre employé utilise déjà ce code d’employé, vous pouvez exécuter un rapport afin d’identifier l’employé qui utilise présentement le code en double :
- Accédez à la section Relevés
- Dans la section Exportations de données flexibles, sélectionnez le rapport Employé
- Dans la fenêtre du filtre Sélecteur d’employés, assurez-vous que la case Employés actifs seulement n’est pas cochée (cela affichera les employés actifs et inactifs)
- Assurez-vous que tous les employés sont sélectionnés dans le Sélecteur d’employés
- Sélectionnez les champs requis à afficher dans le rapport :
- Prénom
- Nom de famille
- Code d’employé
- Code de paie
- Actif ?
- Tout autre champ nécessaire
- Exportez le rapport
Une fois le rapport exporté dans Excel, consultez le rapport ou effectuez une recherche pour le code d’employé concerné afin d’identifier l’employé actif ou inactif auquel ce code est actuellement attribué.
Si le code d’un employé existant doit être modifié, vous pouvez le faire dans l’écran Profil de l’employé de cet employé. Assurez-vous de décocher la case Employés actifs seulement si un employé inactif doit être modifié. Assurez-vous également de modifier le code de paie dans la section Informations de travail, puisque ce code doit aussi être unique.
Vérifier les employés supprimés
Si le code d’employé ne se trouve pas dans le rapport affichant les employés actifs et inactifs, il est possible qu’il ait été attribué à un employé qui a été supprimé.
Dans l’écran Profil de l’employé, accédez au menu Actions situé en haut à droite de l’écran, puis sélectionnez Restorer les employés. Cette option affichera la liste de tous les employés supprimés dans le système, ainsi que leurs codes d’employé et leurs codes de paie. Vérifiez cette liste afin de repérer un employé auquel le code d’employé en double a été attribué.
Si l’employé ayant le code d’employé en double est trouvé dans cette liste, l’employé devra être rétabli, puis le ou les codes devront être modifiés avant de supprimer de nouveau l’employé.
- Dans le panneau latéral Rétablir des employés, cochez la case à côté de l’employé concerné
- Une fois l’employé sélectionné, cliquez sur le bouton Appliquer et continuer au bas du panneau latéral. L’employé sera alors rétabli.
Une fois l’employé rétabli, son code d’employé peut être modifié dans la section Informations personnelles. N’oubliez pas de modifier également le code de paie dans la section Informations sur le travail, puisque ce code doit aussi être unique.
Une fois les codes modifiés, l’employé peut être supprimé à l’aide du menu Actions situé en haut à droite de l’écran, en sélectionnant Supprimer l’employé.
Créer un nouvel employé
Maintenant que le code d’employé en double a été repéré et corrigé, un nouvel employé peut être créé en utilisant le code d’employé désormais unique.