Le Gestionnaire de l’usager est l’endroit où tous les utilisateurs du système sont gérés, y compris les administrateurs, les superviseurs et les utilisateurs ESS.
Le Gestionnaire de l’usager permet de créer des comptes utilisateurs, d’activer ou de désactiver des comptes, de modifier ou de réinitialiser les mots de passe, de forcer un changement de mot de passe, de modifier le rôle de sécurité des utilisateurs, la visibilité des départements, les paramètres de courriel et de numéro de téléphone cellulaire.
Les administrateurs peuvent accéder au Gestionnaire de l’usager en allant dans la Page d’Admin, le Portail d’Implantation Express et en sélectionnant l’onglet Gestionnaire de l’usager.
Par défaut, la liste des utilisateurs dans l’écran du Gestionnaire de l’usager n’affiche pas les utilisateurs inactifs. Pour les afficher, cochez simplement la case Inclure les usagers inactifs. Les comptes inactifs apparaîtront en rouge.
Par défaut, la liste affiche tous les utilisateurs, mais elle peut être filtrée pour afficher uniquement les administrateurs, les superviseurs, les administrateurs et superviseurs, ou les utilisateurs ESS.
Une fois un utilisateur sélectionné dans la liste, ses paramètres peuvent être modifiés dans la fenêtre à droite.
Pour créer un nouvel utilisateur, cliquez sur le bouton Nouveau en bas de la liste des utilisateurs. Les utilisateurs doivent être créés à partir de zéro; ils ne peuvent pas être copiés ni dupliqués. Une fois un utilisateur créé, son nom d’utilisateur ne peut pas être modifié – tous les autres paramètres peuvent être ajustés.
Seuls les administrateurs et les superviseurs peuvent être créés dans le Gestionnaire de l’usager. Les utilisateurs ESS sont créés automatiquement par le système lors de la création d’un employé.
Si le message « Votre système a actuellement atteint le nombre maximal d’utilisateurs. Contactez Synerion pour obtenir des informations sur l’augmentation du nombre maximal. » s’affiche, cela signifie que vous n’avez plus de licences disponibles pour créer de nouveaux utilisateurs. Si possible, désactivez un compte utilisateur inutilisé ou contactez Synerion pour ajouter des licences supplémentaires.
Utilisateurs administrateurs et superviseurs
Lors de la création d’un nouvel utilisateur administrateur ou superviseur, entrez le nom d’utilisateur souhaité. Ce nom d’utilisateur ne pourra plus être modifié une fois l’utilisateur créé.
Le mot de passe peut être défini en entrant le mot de passe souhaité et en le confirmant dans le champ suivant. Par défaut, le système exige que les mots de passe contiennent au moins une lettre majuscule, une lettre minuscule et un chiffre, et qu’ils aient une longueur minimale de 8 caractères. Si vous assignez un mot de passe temporaire à l’utilisateur, cochez la case Obligez un changement de mot de passe – cela obligera l’utilisateur à modifier son mot de passe lors de sa première connexion avec le mot de passe défini.
Choisissez le rôle de sécurité de l’utilisateur – Admin ou Superviseur :
Les admins ont l’accès le plus complet au système. Ils peuvent voir tous les employés du système et accéder à des pages supplémentaires, telles que la page d’administration (Exportation de la paie, Calendriers des congés, Modifications en masse, Portail d’implémentation express, et toutes les pages de configuration).
Les superviseurs verront apparaître une fenêtre Visibilité du service sous la fenêtre Usager. Tous les départements contenant des employés que le superviseur doit voir doivent être sélectionnés.
Définissez la langue de l’utilisateur, puis entrez son adresse courriel (obligatoire – pour les notifications) et/ou son numéro de téléphone cellulaire (optionnel – pour les notifications).
Les utilisateurs administrateurs et superviseurs peuvent être activés ou désactivés en utilisant la case Actif. Si la case est cochée, l’utilisateur est actif; s’il ne l’est pas, l’utilisateur est inactif.
Utilisateurs ESS
Les utilisateurs ESS (Libre-service de l’employé) sont créés automatiquement lors de la création du compte employé.
Comme pour les comptes administrateurs et superviseurs, une fois l’utilisateur créé, son nom d’utilisateur ne peut plus être modifié.
Le mot de passe de l’utilisateur ESS peut être défini en entrant le mot de passe souhaité et en le confirmant dans le champ suivant. Par défaut, le système exige que les mots de passe contiennent au moins une lettre majuscule, une lettre minuscule et un chiffre, et qu’ils aient une longueur minimale de 8 caractères. Si vous assignez un mot de passe temporaire à l’utilisateur, cochez la case Obligez un changement de mot de passe – cela obligera l’utilisateur à modifier son mot de passe lors de sa première connexion avec le mot de passe défini.
Le rôle de sécurité des utilisateurs ESS peut être modifié. Par exemple, certains employés peuvent avoir accès à la fonction de pointage, tandis que d’autres remplissent des feuilles de temps. Sélectionnez le rôle de sécurité approprié pour l’utilisateur ESS.
Définissez la langue de l’utilisateur, puis entrez son adresse courriel (obligatoire – pour les notifications) et/ou son numéro de téléphone cellulaire (optionnel – pour les notifications).
Les utilisateurs ESS peuvent être activés ou désactivés en utilisant la case Actif. Si la case est cochée, l’utilisateur est actif; s’il ne l’est pas, l’utilisateur est inactif.