Aperçu des fonctionnalités
Établir la disponibilité de l’horaire permet aux utilisateurs MSS de spécifier les préférences de disponibilité des employés ESS pour
- Une journée Individuelle
- Un cycle hebdomadaire récurrent
- Un cycle futur
Cela permet à l’utilisateur MSS d’assigner les horaires en fonction de la disponibilité de l’employé.
NOTE: La disponibilité de l’horaire est uniquement pour les informations de disponibilité de l’employé et n’empêchera pas un utilisateur d’assigner un horaire à un employé.
Autorisation requise: FeaturesScheduling Availability
Spécifier la disponibilité
L’utilisateur MSS peut spécifier la disponibilité d’un employé ESS via la page Horaires de travail. Pour spécifier la disponibilité :
- Cliquez sur « Horaires de travail ».
- Sélectionnez un employé dans le sélecteur d’employés
- Allez à une date à laquelle l’utilisateur MSS veut spécifier la disponibilité
- Cliquez dans la cellule pour afficher l’icône des 3 points
- Cliquer sur les 3 points (…) apparaissant dans la cellule
- Cliquez sur « Spécifier la disponibilité ».
- Un menu latéral s’ouvre dans lequel l’utilisateur peut spécifier les préférences de disponibilité d’un employé. Le menu latéral affichera 2 onglets – Journée Individuelle, Cycle récurrent.
NOTE: : Pour ajouter des préférences pour un cycle futur, naviguez jusqu’à l’onglet « Cycle récurrent » et cliquez sur le bouton « Ajouter un cycle ». Cela vous permettra de définir vos préférences pour le cycle à venir.
Préférence pour une journée individuelle
Autorisation requise: WorkTimeOverrides-Edit
Si l’autorisation d’édition est manquante, l’utilisateur ne pourra pas ajouter/modifier un seul jour et celui-ci apparaîtra en mode lecture seule.
Sous l’onglet » Journée individuelle « , l’utilisateur MSS peut ajouter les préférences de disponibilité pour la date sélectionnée :
- Plage de temps / toute la journée : Le commutateur de plage de temps est désactivé par défaut. Si il est activé, l’utilisateur peut spécifier la disponibilité dans une plage de temps.
- Disponible/Indisponible : Par défaut, cette option est configurée comme étant indisponible. L’utilisateur peut changer cette option.
Cela permet à l’utilisateur de copier la même disponibilité pour d’autres dates (s’il le souhaite) en cochant la case « Copier la disponibilité à d’autres dates » et en spécifiant autant de jours que l’utilisateur MSS le souhaite.
Messages de la bannière d’information
Sous une journée individuelle,
- Si l’utilisateur indique une préférence pour une date n’ayant pas de préférence existante, aucune bannière d’information ne sera affichée.
- Si l’utilisateur spécifie une préférence pour une date ayant une préférence existante (toute la journée disponible/indisponible, plage horaire disponible/indisponible), un bandeau d’information « La disponibilité pour cette date est définie dans le cadre d’un cycle récurrent » s’affichera.
- Lorsque l’utilisateur enregistre un remplacement pour les jours de préférence, il voit apparaître un bandeau d’information « La disponibilité est remplacée pour cette date ».
Capture d’écran de référence :
NOTE:
- L’utilisateur MSS ne peut pas ajouter une préférence pour les dates passées. L’option « Spécifier la disponibilité » du menu contextuel sera désactivée pour les dates passées.
- Si l’utilisateur ne spécifie qu’une seule préférence, il ne peut pas la supprimer. Cependant, l’utilisateur peut apporter des modifications à une préférence existante.
Cycle récurrent
Autorisation requise: WorkTimePreferences-Edit
Si l’autorisation WorkTimePreferences-Edit est manquante, l’utilisateur MSS ne pourra pas ajouter, modifier ou supprimer les préférences du cycle récurrent. L’utilisateur ne peut pas modifier le cycle actuel mais peut créer un nouveau cycle futur.
Si l’utilisateur n’a pas spécifié de préférence sous cycle récurrent, les préférences seront affichées comme non spécifiées.
Ajouter les préférences
- Cliquez sur « Horaires de travail » dans le menu principal.
- Sélectionnez un employé dans le sélecteur d’employés et allez jusqu’à la date à laquelle l’utilisateur souhaite ajouter la préférence.
- Cliquer sur « Spécifier la disponibilité » dans le menu contextuel
- Cliquez sur l’onglet « Cycle récurrent”
- Trois champs s’affichent : Type d’horaire hebdomadaire, premier jour du cycle et date de début. Ces trois champs sont en lecture seule.
- L’utilisateur peut ajouter des préférences en cliquant sur l’icône de modification (icône de stylo – elle apparaît lorsque l’utilisateur survole les jours).
- L’utilisateur ajoute les préférences de disponibilité et clique sur « Enregistrer » pour les ajouter au cycle récurrent.
NOTE:
- L’utilisateur peut ajouter plusieurs préférences pour une journée individuelle.
- Lorsque l’utilisateur clique sur l’icône d’édition (stylo) pour ajouter la préférence, celle-ci s’affiche par défaut : toute la journée et indisponible.
- Les préférences pour la nuit sont reportées au jour suivant en fonction de l’heure
(23:00-7:00 >> 23:00- 23:59 seront ajoutées au jour 1 et 0:00 – 7:00 seront sauvegardées pour le jour suivant).
- L’utilisateur ne peut pas ajouter des préférences de créneaux horaires en double.
Supprimer une préférence
- Cliquez sur « Horaires de travail » dans le menu principal.
- Sélectionnez un employé dans le sélecteur d’employés et allez jusqu’à la date à laquelle l’utilisateur souhaite ajouter la préférence.
- Cliquer sur « Spécifier la disponibilité » dans le menu contextuel
- Cliquez sur l’onglet « Cycle récurrent”
- Survolez le jour où l’utilisateur souhaite supprimer la préférence et cliquez sur l’icône de suppression apparaissant à côté de l’icône de modification.
- La boîte de dialogue de confirmation s’ouvre, l’utilisateur clique sur « Supprimer ».
- L’utilisateur verra un message de réussite lorsque la préférence aura été supprimée avec succès.
Cycles futurs
L’utilisateur MSS peut définir des cycles récurrents futurs s’il sait que la disponibilité d’un utilisateur ESS spécifique changera à l’avenir.
Autorisation requise : WorkTimePreferences-Edit
Lorsque WorkTimePreferences-Edit est manquant, l’utilisateur ne pourra pas ajouter, modifier ou supprimer le cycle futur et les préférences qu’il contient. Il sera en mode lecture seule.
Ajouter un cycle futur
- L’utilisateur doit cliquer sur le bouton « + Ajouter un cycle » qui apparaît dans l’onglet de cycle récurrent.
- Cela ouvrira l’onglet des cycles futurs.
- Premièrement, l’utilisateur doit spécifier le premier jour du cycle et la date de début. Le champ « Type » est défini par défaut sur Hebdomadaire et n’est pas modifiable.
- En cliquant sur « Enregistrer », un cycle futur sera ajouté avec les préférences non spécifiées et le message de réussite s’affichera. Comme pour les cycles récurrents, l’utilisateur peut ajouter des préférences une fois que le cycle futur est créé.
NOTE:
- Contrairement aux cycles récurrents, l’utilisateur peut modifier la date de début du cycle futur et le premier jour du cycle.
- L’utilisateur peut ajouter plusieurs cycles futurs.
- L’utilisateur ne peut pas créer plusieurs cycles futurs avec la même date de début.
- L’utilisateur ne peut pas ajouter des préférences de créneaux horaires en double ou qui se superposent.
- Comme pour les cycles récurrents, l’utilisateur peut supprimer les préférences d’une journée individuelle en cliquant sur l’icône de suppression.
- L’utilisateur peut visualiser le cycle futur sous forme développée ou réduite en cliquant sur l’icône en forme de chevron apparaissant avant l’étiquette du cycle futur.
Supprimer un cycle futur
- Dans le menu latéral « Spécifier la disponibilité », cliquer sur l’onglet « Cycle futur ».
- L’utilisateur clique sur l’icône de suppression qui apparaît à côté de la date de début du cycle futur.
- Une boîte de dialogue de confirmation apparaît, l’utilisateur doit cliquer sur « Supprimer ».
- L’utilisateur verra le message de réussite du toast une fois le cycle supprimé avec succès et le cycle futur n’apparaîtra plus sous l’onglet « cycle futur ».
Période bloquée
Si l’utilisateur a configuré la période bloquée (limiter les employés à modifier leur disponibilité dans les jours définis), l’utilisateur ESS ne peut apporter aucune modification à ses préférences (ajouter/modifier/supprimer les préférences d’une journée individuelle, les préférences d’un cycle récurrent ou d’un cycle futur) au cours de la période bloquée. Cependant, les utilisateurs MSS peuvent toujours mettre à jour les préférences indépendamment de la période bloquée.