L’objectif du tableau de approbations de périodes est de permettre aux superviseurs de se rendre vers la fin de la période en cours ou après la clôture de la période, d’évaluer rapidement les relevés de temps de leurs employés pour la paie et de les approuver pour le traitement de la paie.
Plusieurs outils sont mis à leur disposition pour les aider. Lorsque vous accédez à l’écran, tous les employés doivent être répertoriés par page (10 enregistrements par page). Les totaux de ce qu’ils paient à tous les employés seront affichés sur la droite dans la métrique “Heures par catégorie”.
Chaque ligne contient un enregistrement de la période de l’employé, avec le total des heures payées affiché sous le nom de l’employé, divisé par catégorie de rémunération, ainsi que tout enregistrement d’erreur ou d’exception dans la période. Ces enregistrements « requièrent » une attention particulière
Si l’utilisateur souhaite comprendre la répartition des relevés de temps de manière plus détaillée, deux options s’offrent à lui :
- Afficher la période – en sélectionnant cette option, l’utilisateur accède à la page de la carte de temps, qui affiche les enregistrements de l’ensemble de la période de paie de l’employé.
- Requiert de l’attention – en sélectionnant cette option, l’utilisateur accède à la carte de temps, qui affiche les enregistrements de l’employé, filtrés de manière à ne montrer que les erreurs et les exceptions.
Si aucun enregistrement ne nécessite d’attention, l’utilisateur peut sélectionner “Approuver “, ce qui aura pour effet d’approuver la période de paie de l’employé et tous les enregistrements quotidiens. Veuillez noter que toute modification de la période de paie sélectionnée supprimera l’approbation.
L’utilisateur peut également passer en revue tous les enregistrements qui comportent des erreurs ou des exceptions dans la fiche de temps de tous ses employés en cliquant sur le bouton » Corriger les enregistrements qui nécessitent une attention » en haut de la grille.
Le superviseur peut consulter uniquement les employés qui n’ont pas encore été approuvés en filtrant la liste en haut à droite de la grille :
De plus, l’utilisateur peut filtrer pour n’afficher que les employés qui ont des périodes de paie pour lesquelles un ou plusieurs enregistrements requièrent une attention particulière en activant le filtre Requiert de l’attention.
D’autres options de filtrage sont disponibles :
- Filtrer par période de paie ou groupe de périodes de paie à l’aide du menu déroulant Période de paie.
- Recherche d’un employé spécifique à l’aide de la barre Recherche d’un employé.
